Saltar al contenido

Cómo certificar y autenticar documentos en Venezuela

Ante la crisis humanitaria, política, económica y social que enfrentan los venezolanos actualmente, surge la opción de emigrar a otras naciones, siendo este el camino de muchos para dejar atrás la situación del país y buscar nuevas oportunidades que puedan brindarle una mejor calidad de vida obteniendo estabilidad económica, pero aunado a esto es recomendable que los ciudadanos se ocupen antes de emigrar tener todos sus documentos personales y títulos de estudios certificados, autenticados o apostillados. Es importante mencionar que a través del Convenio de la Haya, se necesita legalizar una serie de documentos para poder acceder a los beneficios de tal acuerdo internacional.

Certificación y autenticación de documentos

Certificación y Autenticación

La legalización de los documentos personales es obligatoria y se hace mediante un apostillamiento, el cual que se realiza en las oficinas de los Registros Principales de cada entidad estatal, a nivel nacional.

La certificación y autenticación de los documentos se realizan para que los documentos tengan validez fuera del país.

Requisitos para autentifican del título de bachiller

  • Copia de la cédula de identidad ampliada y legible
  • Copia de la certificación de calificaciones
  • Copia del título de bachiller
  • Copia o impresión de la cita para apostillar
  • Carpeta amarilla (manila) oficio

Tipos de Documentos

Dentro de los documentos para certificar y autenticar, se pueden clasificar en civiles y universitarios.

Documentos

Documentos civiles

El Saren también está realizando el visado gratuito de trámites exentos de pagos, este proceso se cumple igualmente en las notarías, y en ellas los usuarios pueden ir a sacar:

  • Autorización de viajes de niños y adolescentes
  • Declaración jurada de no poseer vivienda propia
  • Poderes especiales laborales y penales
  • Carta de solterías
  • Unión estable de hecho

Documentos Universitarios

Los documentos a continuación deben estar sellados y firmados por el rector de la institución donde se cursaron los estudios liceo, universidad, instituto universitario, entre otros.

  • Título Universitario
  • Notas Universitarias
  • Pensum de Estudios
  • Programas o analíticos
  • Menciones Honoríficas
  • Acta de Grado

Nota Importante: es indispensable para los Técnicos Superiores Universitarios (TSU), deban solicitar a la universidad la carga horaria para que testifiquen la cantidad de horas que han cursado, ya que al refrendar en el exterior se le solicitará.

Cómo autenticar Zona Educativa

Para autenticar el título de bachiller, se debe tener tanto el título como las notas certificadas, es por ello que se debe asistir a la zona educativa de su estado (es sin cita, pero dependerá del estado donde se encuentre ya que en algunos las citas se solicitan por sus páginas web), para luego asistir al registro principal.

NOTA: No es necesario ir al Ministerio de Educación a legalizar, ya que este proceso fue eliminado.

Paso 1:

Desempolvar el título de bachiller donde quiera que esté y tenerlo a mano para que sea sellado y firmado por la Zona Educativa correspondiente al estado donde realizó los estudios(esto aplica solo si tu año de culminación como bachiller es posterior al año 2009; a partir del año 2010 en adelante el título ya viene sellado y firmado por la zona educativa). A continuación se muestra en la primera imagen un título de bachiller emitido en el 2010 (no debe ser llevado a la zona).

Título de Bachiller del 2010

Mientras en la siguiente imagen aparece uno emitido en el año 2009 (si debe ser llevado a la zona educativa).

Título de Bachiller del 2009

Paso 2:

Si el título fue emitido en el 2009 o antes debes solicitar asistir a la zona educativa de tu estado y debes llevar los siguientes documentos:

  • Certificación de calificaciones (en si son notas certificadas
  • Original y copia de la Cédula de identidad laminada
  • Copia del pasaporte
  • Impresión de la cita para apostillar
  • Sobre manila tamaño oficio

Nota: El día de la cita debes asistir temprano entre el horario expresado, con el sobre manila junto a tus documentos, que serán retenido por la zona educativa como te lo indicarán en un recibo, donde saldrá un número que debes cuidar ya que con esto es que puedes retirar los documentos.

Luego que el título sea autenticado por la zona educativa, está listo para ser apostillado en el Registro Principal o el Saren (es lo mismo en realidad). Para esto solo se debe asistir con título original, notas certificadas con nuevo formato (de igual forma autenticadas por la zona educativa de tu estado) y cédula laminada. Es importante que asistas temprano porque recuerda que para apostillar es por cita pero a su vez, es por orden de llegada.

La legalización y/o apostilla del título de bachiller puede resultar tedioso debido a todo el proceso que debe pasar el documento, solo debes tener paciencia y llegar temprano con tus documentos.

Cita del Saren

La petición de la cita en el SAREN (Servicio Autónomo de Registros y Notarías) es necesaria para apostillar los documentos. Por ello, se indica paso a paso cómo se puede obtener una cita en el SAREN para apostillar.

El trabajo que realiza el Servicio Autónomo de Registros y Notarías es vital para apostillar los documentos. Por eso, es provechoso familiarizarse con todo el procedimiento. De esa manera, se puede ser capaz de llevar a cabo los procesos legales que se necesitan para cumplir los objetivos planteados en otras naciones.

Una vez que se tenga la cita para apostillar en el SAREN todo será más sencillo y tomará menos tiempo. Debido a ello, estos son los pasos para obtener la cita.

  • Se debe ingresar a la página del SAREN sesión citas y darle clic al botón que dice ingresar, en la página Saren.
  • El sistema solicita un correo electrónico, el cual debe de ser válido para que pueda confirmar mediante el código que enviarán al correo. Aparte del correo solicite otros datos, se debe colocar respuestas verídicas.
  • Al recibir el código se debe ingresar en el siguiente paso, esto debe ingresar los datos personales para así poder completar el proceso.
  • Luego de estar registrado, por ende se puede ingresar a la página y solicitar la cita sin ningún inconveniente.

Ahora bien, en caso de perder la cita:

  • Si se perdió porque olvidó el día para el cual el mismo usuario había programado, puede consultar esta información de forma rápida ingresando al sistema. Ahí se puede encontrar todos los datos de la cita.
  • Una vez perdida la cita no queda más solución que solicitar nuevamente por la página web. Es decir, se tendrá que volver a hacer el procedimiento que se indico anteriormente.

¿Cuál es la importancia de solicitar la cita por internet?

Una cita no la asignan de forma personal en ninguna oficina, en todas van a decir que se debe solicitar por internet y luego asistir a la oficina que se haya seleccionado y el día que el usuario eligió.

Actualmente existe un flujo de solicitudes, por lo que se implementa este sistema y así poder facilitar las cosas no solo para ellos, sino también para los usuarios que deseen tramitar algún documento. Así que si antes de ir al Saren hay que solicitar la cita por internet.

Cita GTU

En Venezuela el ente gubernamental encargado de legalizar y/o apostillar, que todos los documentos estén de acuerdo a lo establecido por la ley es el Ministerio del Poder Popular para Relaciones Exteriores o Registro Principal de cada estado, el cual se ha unido al desarrollo tecnológico al incorporar un sistema que permite a los usuarios generar la cita vía Internet, realizando así citas programadas haciendo más grata la experiencia. A continuación un practico tutorial de como solicitar la cita para la legalización y/o apostilla de los documentos a través del MPPRE:

Paso 1:

Para realizar la solicitud de cita para legalización y/o apostilla de documentos ante el MPPRE, es necesario ingresar en la página oficial de dicho ministerio, procedimiento que puedes realizar a través del siguiente enlace:
 

Clic aquí para iniciar el proceso de solicitud

 

Importante:

Horario MPPRE

Paso 2:

Ya ubicados en la página oficial del MPPRE, solo tienes que acceder a la sección de Legalización y apostille que se encuentra ubicado en la pestaña de cancillería, cómo lo indica la figura.

Legalización y apostille

Paso 3:

Seguidamente como paso previo a programar la cita en el ministerio se muestran los requisitos y procedimientos, necesarios de acuerdo a la categoría que más se ajusta su necesidad. A continuación se muestra cada una de ellas (haciendo clic en alguna podrás visualizar toda la información referente a la misma):

Aeronáutica Acuático Civiles Comerciales Educación Epidemias Identificación Transito Sanidad Salud Nacionalidad Laborales
Ya chequeado los requisitos y el procedimiento, del trámite que se ajuste a su necesidad puede proceder a hacer clic en la opción «Programar Cita» ubicada en la zona más baja de la página:

Programar cita

Paso 4:

Una vez haya dado clic en la opción de «Programar Cita«, esta le mostrará otro portal en el cual podrá ingresar al sistema, pero antes de ello deberá proceder a registrarse en el sistema, para esto deberá ingresar en la opción «Registrarse» mostrada en la parte izquierda del portal, como se indica en la imagen:

Registro en el sistema

Paso 5:

Como primer paso en el registro, debes seleccionar el tipo de solicitante que puede ser «Natural» o «Jurídico«, para el caso de personas naturales permite elegir entre «Cedulado» o «Extranjero«, teniendo en claro esto, en cualquiera de los casos deberá hacer clic en «Registrar«, como se muestra en la imagen:

Solicitante

Nota: Justo después de haber seleccionado el tipo de registro a realizar, se mostrara el siguiente mensaje de aviso, que para continuar solo deberá hacer clic en aceptar:

Aviso

Paso 6:

Posteriormente deberá ingresar los datos correspondientes a los campos que se presentan a continuación, para luego presionar en buscar:

Datos Personales

Paso 7:

Después de haber ingresados los datos solicitados, el sistema buscará y completará algunos datos restante, al mismo tiempo que le abrirá más opciones para introducir algunos datos más que se requieren:

Más datos

Nota: Al momento de ingresar el correo electrónico de confirmación se mostrará una advertencia (presionar en aceptar para continuar) con el siguiente mensaje:

Advertencia

Paso 8:

Ya con todos los campos debidamente llenados es momento de dar clic en la opción «guardar» ubicada en la parte inferior de la página, seguidamente se mostrará un mensaje que confirma el registro, para continuar solo debe dar clic en aceptar:

Registros exitosos

Paso 9:

Posterior al paso anterior, usted tendrá que dirigirse a su correo electrónico (El que ingreso al momento de registrarse), para buscar la clave que le fue enviada por el ministerio para poder continuar con la solicitud de la cita, en dicho correo electrónico podrá observar lo siguiente:

Correo

Paso 10:

Ya con la clave que le fue enviada a su correo electrónico, usted deberá dirigirse a la página principal de solicitud de citas electrónicas, la misma mostrada en el Paso 5, con la diferencia que ahora deberán ser ingresados los datos de correo y contraseña en la sección de «Inicio de Sesión«, como se indica en la imagen:

Ingreso al sistema

Paso 11:

Ya ingresado al sistema, la primera parte le permite observar los datos del solicitante junto a la opción de elegir la persona que asistirá el día de la cita, las opciones van desde Solicitantes (persona que realizo las solicitud), Familiar y Representante Legal, seleccione el que mejor se le ajuste, en nuestro caso fue el de Solicitante:

Personas que asistirá

Paso 12:

Posterior a seleccionar la persona que asistirá a la cita, se habilita la opción de agregar documentos, hacer clic en «Agregar«:

Agregar documentos

Paso 13:

Al hacer clic en agregar, se desplegará una nueva ventana con múltiples opciones, en las cuales usted podrá ir ingresando los documentos a tramitar:

Documentos a tramitar

Las opciones que allí se presentan son:

  • Titular del documento: allí debe colocar el nombre del titular del documento a legalizar y/o apostillar.
  • Tipo de documento: en esta opción encontrara todos los tipos de documento a legalizar y/o apostillar, en nuestro caso la opción que se eligió fue la de educación.
  • Documento: en esta se especifica el documento que desea ingresar.
  • Tipo de tramite: en esta opción se indica el tipo de trámite que se realizara a dicho documento. En nuestro caso se seleccionó indicar país de destino, que habilita una opción para elegir el país además de indicar automáticamente el trámite que se realizara.
  • Cantidad: esta sugiere indicar la cantidad de documentos a los cuales desea hacer este trámite.
  • Trámites exigidos: por último, el sistema le recuerda los trámites que deben haber cumplido ya para proceder con este. De ser positiva la respuesta a esto, marque cada casilla y haga clic en guardar.

Ingresar documento

Paso 14:

Ya habiendo agregado un primer documento presionando en «Guardar«, podrá visualizar el documento que ha agregado, además de que aparecerá la opción de agregar otro documento, ubicado en la parte inferior de este formulario, al agregar más de un documento usted lo podrá visualizar en una lista, en la imagen se muestra como ya se han anexado 6 documentos:

Agregar documentos

Paso 15:

Posterior a agregar todos los documentos a legalizar y/o apostillar, presione en continua opción que le mostrarán las fechas disponibles para la cita, y haciendo clic sobre alguna usted podrá ver los horarios disponibles respectivamente, es importante tener en cuenta que en caso de no haber disponibilidad en el horario se señalara con la etiqueta de «Agotado» dejando opción solo a aquellos horarios que se encuentren disponibles, ante esta situación es recomendable realizar este procedimiento lo más temprano que puedas:

Horario de la cita

Paso 16:

Ya con el horario cuadrado, se mostrarán una serie de recomendaciones a seguir para asistir a la cita y por ultimo hacer clic en la opción «Finalizar Cita«, como se muestra en la imagen:

Recomendaciones

Paso 17:

Para finalizar, te enviarán a la página principal de las citas, en donde podrás observar los documentos que incluiste para la solicitud, un mensaje de aviso donde se te indican la fecha y la hora de tu cita, y por último la opción de imprimir la planilla, requisito necesario al momento de asistir a la cita en cuestión:

Imprimir planilla

Realizando cada uno de estos pasos ya habrá generado la cita para legalizar y/o apostillar documentos en el MPPRE, solo queda esperar el día que se ha pautado la cita para asistir a la misma. Es importante que al momento de ir hasta allá, debe tener todos los documentos en orden, tal como lo exigen al momento de realizar la cita.

Este proceso puede demora un poco, de hecho en estos momentos la página está arrojando un error, que no le permite avanzar. En nuestro caso la realización de este trabajo tomo varios días de trabajo e insistencia en el portal del ministerio, es posible que para algunos casos el proceso sea rápido, así mismo el lograr conseguir una fecha próxima para la cita requiere de varios intentos, usualmente las fechas recomendadas por el sistema suelen estar entre dos y tres meses desde el momento que se esté realizando.

Luego arrojará dos planillas donde se debe llevar al Registro Principal de donde salió, recomendable llegar temprano para entregar el documento.

Recomendaciones

Dentro las recomendaciones generales, se pueden mencionar las siguientes:

  • La página de Legalización y Apostilla recomienda el uso de Firefox y Chrome para sus procesos, y la gran mayoría de sus usuarios coinciden.
  • Uno de los problemas más comunes que encuentran los visitantes de la página de la apostilla es que no carga el código de seguridad (captcha). El consejo más adoptado, exitosamente, es el de bajar el zoom del navegador al 80%.
  • Se debe seguir la etiqueta #apostilla en Twitter le puede avisar de nuevas aperturas del proceso y su desenvolvimiento en general.
  • Contar con teléfonos inteligentes con posibilidad de servir como enrutador, ya que se cae el internet de forma recurrente y puede ser de utilidad para que las computadoras de apostilla puedan enviar a estos.
  • Es importante que en el momento de la cita, también funciona con el mecanismo de terminales de cédula. Estos son: (0 y 1 lunes, 2 y 3 martes, 4 y 5 miércoles, 6 y 7 jueves, 8 y 9 viernes. También lo podemos hacer los fines de semana; 0, 1, 2, 3 y 4 el sábado; 5, 6, 7, 8 y 9 domingo.

Entradas relacionadas

Comenta en Notilogía!